Kanzleimanager:in/ Mitarbeiter:in Backoffice (m/w/d) in Troisdorf
inkl. Home-Office-Möglichkeiten
Deine Vorteile bei uns
- Flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Strukturen
- Unbefristete Anstellung in einer zukunftssicheren Kanzlei
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten
- Familiäre Kanzleiatmosphäre, direkter Austausch und offene Kommunikation
- Höhenverstellbare Tische und zwei Bildschirme für ergonomisches, effizientes Arbeiten
- Digitale Arbeitsweisen & Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
- Leistungsgerechte Vergütung mit Entwicklungsperspektive
- Mitgestaltung interner Abläufe & Prozesse
- Bunt gemischter Mandantenstamm
- Helle, modern ausgestattete Büroräume mit historischem Charme auf einem Vierkanthof in Troisdorf – mit idealer Verkehrsanbindung nach Köln und Bonn
Deine Aufgaben
Organisation und Backoffice
- Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten (keine steuerliche Qualifikation erforderlich)
- Betreuung der digitalen Schleuse und des zentralen E-Mail-Posteingangs
- Organisation des digitalen und analogen Postein- und -ausgangs
- Material- und Portobestellungen
- Empfang und Betreuung von Mandanten
Mandantenmanagement
- Onboarding und Offboarding von Mandanten
- Verwaltung/Steuerung von Mandantenverträgen
Service und Schnittstellen
- Ansprechperson für Website-Themen und externe Dienstleister
- Koordinierung von Aus- und Fortbildungen
Prozesse und Administration
- Optimierung und Planung interner Abläufe
- Erstellung von Rechnungen, Standardschreiben (u. a. abdiktierte Texte) und Bescheidschreiben
Digitale Weiterentwicklung
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung moderner Kanzleiprozesse – inkl. Prozessautomatisierung, papierarmem Arbeiten und digitalen Schnittstellen
- Aktive Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. DMS, digitales Mandanten-Onboarding, digitale Dokumenten- und Ablagewege)
Nach Deiner Einarbeitung unterstützt Du zudem bei der internen Buchführung und im Controlling (inkl. OPOS), übernimmst die Führung der Personalakten und fungierst als Ansprechperson für unsere eingesetzten Programme sowie für Digitalisierungsthemen
Dein Profil
Du passt zu uns, wenn Du Freude daran hast, Ordnung in Prozesse zu bringen, Verantwortung zu übernehmen und aktiv mitzudenken
Was uns wichtig ist:
- Motivation & Durchsetzungsstärke
- Klare, professionelle Kommunikation
- Einfühlungsvermögen & Überzeugungskraft
- Struktur & Konsequenz
- Analytisches Denken
- Blick über den Tellerrand
- Fähigkeit, Grenzen zu setzen
- Organisationstalent & Koordinationsstärke
- Selbstreflexion
- Erfahrungen im Office-Management, einer Steuerkanzlei oder einem serviceorientierten Umfeld sind von Vorteil – aber nicht zwingend
